Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) für ZentraCRM

Stand: 31.10.2026

§ 1 Geltungsbereich, Anbieter, nur Unternehmer

(1) Diese AGB gelten für alle Verträge über die Testphase und die Nutzung der webbasierten Software „ZentraCRM“ (nachfolgend „ZentraCRM“).

(2) Anbieter ist SHS Next, Inhaber Safa-Huneys Sakal, Frauenlandstr. 8, 97074 Würzburg, Deutschland, E-Mail: support@shsnext.de, Telefon und WhatsApp: 0160 98693673 (nachfolgend „Anbieter“).

(3) Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne von § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen (nachfolgend „Kunde“). Verträge mit Verbrauchern werden nicht geschlossen. Der Kunde bestätigt bei Vertragsschluss, dass er ZentraCRM für seine gewerbliche oder selbständige berufliche Tätigkeit nutzt.

(4) Abweichende oder ergänzende Bedingungen des Kunden gelten nicht, auch wenn der Anbieter ihnen nicht ausdrücklich widerspricht, es sei denn, der Anbieter stimmt ihnen in Textform zu.

§ 2 Leistungsbeschreibung

(1) ZentraCRM ist eine im Browser nutzbare Software (Software as a Service) mit den Bereichen Dashboard, Kunden, Angebote und Rechnungen, Mitarbeiter, Notizen, Nachrichten (Anbindung eines E-Mail-Postfachs per IMAP/SMTP), Kalender, KI-Assistent und Einstellungen. Maßgeblich ist der Funktionsumfang, der bei Vertragsschluss auf der Website beschrieben ist.

(2) Funktionen, die als „in Kürze“ oder „geplant“ angekündigt sind (z. B. E-Rechnung, DATEV-Export), sind nicht geschuldet, bis sie freigeschaltet sind.

(3) Der KI-Assistent nutzt Dienste von Google (Gemini). Seine Antworten werden automatisch erzeugt und können unvollständig oder falsch sein. Der Kunde prüft sie vor jeder Verwendung.

(4) ZentraCRM ist keine Steuer-, Rechts- oder Buchhaltungsberatung und kein zertifiziertes GoBD-Archiv. Für die inhaltliche Richtigkeit von Angeboten und Rechnungen sowie für Aufbewahrungspflichten ist der Kunde verantwortlich.

(5) Der Anbieter darf ZentraCRM weiterentwickeln und ändern, soweit der vereinbarte Funktionsumfang erhalten bleibt oder sich verbessert. Wesentliche Einschränkungen kündigt er mindestens vier Wochen vorher in Textform an; der Kunde kann den Vertrag dann zum Zeitpunkt der Änderung kündigen.

§ 3 Testphase

(1) Der Kunde kann ZentraCRM nach Anfrage 14 Tage kostenlos testen. Der Anbieter richtet dafür einen Testzugang ein.

(2) Die Testphase endet automatisch. Sie geht nicht in einen kostenpflichtigen Vertrag über; dafür ist ein Vertragsschluss nach § 4 nötig.

(3) Daten aus der Testphase löscht der Anbieter 30 Tage nach ihrem Ende, wenn bis dahin kein Vertrag geschlossen wurde.

(4) Während der Testphase haftet der Anbieter nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit; § 11 Abs. 1 bleibt im Übrigen unberührt.

§ 4 Vertragsschluss

(1) Die Darstellung von ZentraCRM auf der Website ist kein bindendes Angebot. Anfragen über das Kontaktformular, per E-Mail, WhatsApp oder Telefon sind unverbindlich.

(2) Der Anbieter sendet dem Kunden ein Angebot in Textform mit Paket, Laufzeit, Nutzerzahl und Preis. Der Vertrag kommt zustande, wenn der Kunde das Angebot in Textform annimmt.

(3) Zum Vertrag gehören diese AGB und der Vertrag zur Auftragsverarbeitung (§ 12).

§ 5 Pakete, Preise und Zahlung

(1) Es gibt die Pakete Start (bis 3 Nutzer) und Business (bis 10 Nutzer), jeweils als Monatsabo, Jahresabo oder Lifetime-Lizenz. Weitere Nutzer können zu den bei Vertragsschluss genannten Preisen hinzugebucht werden; bei der Lifetime-Lizenz nach gesondertem Angebot. Es gelten die im Angebot vereinbarten Preise.

(2) Alle Preise sind Endpreise. Der Anbieter ist Kleinunternehmer im Sinne von § 19 UStG; es wird keine Umsatzsteuer berechnet.

(3) Einführungsrabatt: Für Verträge, die bis zum 31.12.2027 geschlossen werden, gilt ein Rabatt von 20 % auf die regulären Preise. Bei Monats- und Jahresabos gilt der rabattierte Preis für die gesamte Dauer des Vertrags, bis er von einer Seite gekündigt wird.

(4) Die Zahlung erfolgt per Banküberweisung im Voraus für den jeweiligen Abrechnungszeitraum. Rechnungen sind innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug fällig. Der Zugang wird nach Zahlungseingang freigeschaltet.

(5) Bei Zahlungsverzug kann der Anbieter nach erfolgloser Mahnung mit einer Frist von mindestens 14 Tagen den Zugang bis zum Zahlungseingang sperren. Die Daten des Kunden bleiben dabei erhalten.

(6) Preisänderungen für bestehende Verträge kündigt der Anbieter mindestens sechs Wochen vor ihrem Wirksamwerden in Textform an. Sie gelten frühestens ab der nächsten Verlängerung. Der Kunde kann den Vertrag zum Zeitpunkt der Preisänderung kündigen. Für Verträge mit Einführungsrabatt gilt Abs. 3 vorrangig.

§ 6 Laufzeit und Kündigung

(1) Monatsabo: Laufzeit ein Monat ab Freischaltung; es verlängert sich jeweils um einen Monat, wenn es nicht bis zum Ende der laufenden Laufzeit gekündigt wird.

(2) Jahresabo: Laufzeit zwölf Monate ab Freischaltung; es verlängert sich jeweils um zwölf Monate, wenn es nicht spätestens einen Monat vor Ende der laufenden Laufzeit gekündigt wird.

(3) Lifetime-Lizenz: Der Kunde zahlt einmalig und erhält für eine Firma Zugang mit dem gebuchten Paket für die gesamte Dauer, in der der Anbieter ZentraCRM betreibt, einschließlich aller Updates. Stellt der Anbieter ZentraCRM dauerhaft ein, kündigt er dies mindestens zwölf Monate vorher in Textform an und ermöglicht bis dahin den Export der Daten (§ 13). Erfolgt die Einstellung innerhalb von 24 Monaten nach Zahlung, erstattet der Anbieter den Preis anteilig für die verbleibenden Monate bis zum Ablauf dieser 24 Monate. Darüber hinaus erfolgt keine Erstattung.

(4) Kündigungen bedürfen der Textform (z. B. E-Mail an support@shsnext.de). Bereits gezahlte Entgelte werden bei ordentlicher Kündigung nicht erstattet.

(5) Das Recht beider Seiten zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund für den Anbieter liegt insbesondere vor, wenn der Kunde trotz Abmahnung erheblich gegen § 8 verstößt oder mit Zahlungen für mehr als zwei Monate in Verzug ist.

§ 7 Zugang, Nutzer und Nutzungsrechte

(1) Eine Selbstregistrierung gibt es nicht. Der Anbieter richtet den Zugang ein und übermittelt die Login-Daten. Die Einrichtung ist im Preis enthalten.

(2) Der Kunde darf ZentraCRM für die Dauer des Vertrags im Rahmen der gebuchten Nutzerzahl für eigene betriebliche Zwecke nutzen. Das Nutzungsrecht ist einfach, nicht übertragbar und nicht unterlizenzierbar. Zugänge dürfen nicht von mehreren Personen gemeinsam genutzt werden.

(3) Der Kunde vergibt Rollen und Rechte für seine Nutzer selbst und ist dafür verantwortlich, dass nur befugte Personen auf sensible Bereiche (z. B. Mitarbeiterdaten) zugreifen.

(4) Die vom Kunden eingegebenen Daten bleiben seine Daten. Der Anbieter nutzt sie nur zur Bereitstellung von ZentraCRM.

§ 8 Pflichten des Kunden

(1) Der Kunde hält Zugangsdaten geheim und meldet einen Verdacht auf Missbrauch unverzüglich.

(2) Der Kunde stellt sicher, dass er die Daten, die er in ZentraCRM verarbeitet, rechtmäßig verarbeiten darf, insbesondere Daten seiner Kunden und Beschäftigten. Er ist Verantwortlicher im Sinne der DSGVO.

(3) Für die Anbindung eines E-Mail-Postfachs ist der Kunde selbst verantwortlich; er nutzt dafür nur Postfächer, über die er verfügen darf.

(4) Der Kunde lädt keine rechtswidrigen Inhalte und keine Schadsoftware hoch und versucht nicht, Sicherheitsmaßnahmen zu umgehen oder auf fremde Daten zuzugreifen.

(5) Der Kunde sichert wichtige Daten regelmäßig selbst, z. B. über die Exportfunktionen oder als PDF.

§ 9 Verfügbarkeit, Support und Updates

(1) Der Anbieter stellt ZentraCRM im Rahmen des technisch Zumutbaren bereit. Kurzzeitige Unterbrechungen für Wartung, Sicherheitsupdates oder wegen Störungen außerhalb seines Einflussbereichs (z. B. beim Hosting-Anbieter) sind möglich. Geplante Wartungen kündigt er nach Möglichkeit vorher an.

(2) Support erfolgt per E-Mail, Telefon und WhatsApp an Werktagen (Montag bis Freitag, außer bundeseinheitliche Feiertage). Der Anbieter bemüht sich, innerhalb von 24 Stunden zu antworten.

(3) Der Anbieter stellt während der Laufzeit die Updates bereit, die für den vertragsgemäßen Betrieb erforderlich sind, einschließlich Sicherheitsupdates.

§ 10 Mängel

(1) Der Kunde meldet Mängel unverzüglich und möglichst genau in Textform.

(2) Der Anbieter beseitigt Mängel innerhalb angemessener Frist, nach seiner Wahl durch Korrektur oder eine Umgehungslösung. Gelingt dies nicht, gelten die gesetzlichen Rechte.

(3) Die verschuldensunabhängige Haftung für Mängel, die bereits bei Vertragsschluss vorhanden waren (§ 536a Abs. 1 Alt. 1 BGB), ist ausgeschlossen.

§ 11 Haftung

(1) Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz sowie im Umfang einer übernommenen Garantie.

(2) Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht haftet der Anbieter nur für den vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden, höchstens jedoch bis zur Höhe der in den letzten zwölf Monaten vor dem Schadensereignis gezahlten Entgelte, mindestens aber 1.000 €. Wesentliche Vertragspflichten sind Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf.

(3) Im Übrigen ist die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ausgeschlossen, insbesondere für entgangenen Gewinn und für Schäden aus der Verwendung ungeprüfter Ergebnisse des KI-Assistenten.

(4) Für Datenverlust haftet der Anbieter nur in dem Umfang, der auch bei regelmäßiger Datensicherung durch den Kunden (§ 8 Abs. 5) entstanden wäre. Abs. 1 bleibt unberührt.

(5) Die Haftung nach Art. 82 DSGVO bleibt unberührt. Die Haftungsregeln gelten auch für Mitarbeiter und Beauftragte des Anbieters.

§ 12 Datenschutz und Auftragsverarbeitung

(1) Der Anbieter verarbeitet die Daten, die der Kunde in ZentraCRM eingibt, als Auftragsverarbeiter. Grundlage ist der Vertrag zur Auftragsverarbeitung, der mit dem Angebot übermittelt wird und Bestandteil des Vertrags ist.

(2) Für die Website und die Vertragsabwicklung gilt die Datenschutzerklärung unter zentracrm-landing.web.app/de/datenschutz/.

§ 13 Datenexport und Löschung

Der Kunde kann bis zum Vertragsende einen Export seiner Daten verlangen. 30 Tage nach Vertragsende löscht der Anbieter alle Daten des Kunden, soweit keine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung besteht.

§ 14 Schlussbestimmungen

(1) Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

(2) Ist der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist ausschließlicher Gerichtsstand Würzburg.

(3) Änderungen und Ergänzungen des Vertrags bedürfen der Textform.

(4) Ist eine Bestimmung dieser AGB unwirksam, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung tritt die gesetzliche Regelung.